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自考大专(01510)秘书实务第七章

  第七章会议工作

 

  第一节会议工作概述

  一、会议与会议工作

  会议,是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。会议工作,是指秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。会议工作是秘书工作的重要内容之一。

  二、会议的类型和功能

  会议是内容与形式的统一体,依据不同的标准可划分为不同的会议类型:按会议的规模划分,有小型会议、中型会议和大型会议;按会议的性质划分,有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议;按会议的形式划分,有集中型会议和分散型会议;按会议的时间划分,有定期性会议和不定期性会议。会议具有以下功能:决策功能;指挥功能;沟通功能;协调功能;动员功能;控制功能。

  三、会议工作的任务和原则

  会议工作的主要任务是:会议筹备;会议接待;会议组织联络;会场管理;撰制会议文书;组织会议选举;实施会议保密。会议工作的原则是:充分准备;严密组织;周到服务;勤俭节约;安全保密;提高效率。

  第二节会议的准备

  一、制定会议预案

  会议预案,就是会议的筹备方案。会议预案一般包括以下内容:会议名称;会议主题;会议时间和地点;会议规模;参加人员;会议日程和议程;会议的组织领导;会议的活动安排;会议经费预算;与会人员的食宿安排;等等。

  二、组建会议机构

  会议机构,就是负责会议工作的组织机构。会议机构一般由秘书组、材料组、组织组、宣传组、后勤组、保卫组等组成。

  三、发送会议通知

  会议召开之前,一般都要发送会议通知。会议通知的内容包括:会议名称;会议主题;会期;参加人员范围;报到时间与地点;开会时间与地点;接站及行车路线;需携带的材料及其他要求。

  四、准备会议文件

  规模较大、内容重要的会议,须提前准备会议文件。会议文件主要包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导讲话、会议须知等。

  五、布置会场

  会场是会议举行的具体场所,会场布置是会议工作的重要环节。会场布置主要包括主席台设置、座次排列、会标、会徽、旗帜、花卉、灯光、音响布置等。

  六、人员编组

  编组就是将与会人员按一定规则分成若干小组,并指定召集人。编组的目的是方便分组讨论和会间活动。编组的方法有按地区编组、按行业编组、按职务、职称层次编组等。

  七、制作会议证件

  会议证件是与会人员出入会场的各种凭证性标志。会议证件的种类有:代表证、列席证、签到证、工作证、记者证、出入证等。

  八、安排食宿和车辆

  会前的重要准备工作之一,就是安排食宿和车辆,它包括预订房间、落实床位、协调餐厅座位、确定会议用车等内容。

  九、会前检查

  会议正式召开之前,要对各项准备工作进行全面、认真、细致的检查,以保证会议的顺利召开,做到万元一失。会前检查的重点是会议文件、会场布置、食宿安排、安全保密等。

  十、接站与报到

  对远道而来的与会者,会议工作人员一定要组织接站。接站应注意:弄清接站时间和地点;记住来人姓名,并确定接应方法;要准备一旦晚点的接应措施。对所有参加会议的人员都要组织报到,并认真核实报到人员的身份。同时要分发文件、证件、餐券等。

  第三节会议的召开

  一、会场签到

  会场签到,是指与会代表进入会场时表示到会的一种形式。重要的代表会议,签到直接关系到会议是否达到法定人数、选举结果和通过的决议是否有效。签到的方式可分为簿式签到、卡式签到和电子签到机签到三种。

  二、会间调度

  会间调度,是指会议进行期间对会议程序、内容及会场服务所作的调整和安排。会间调度的作用是:保证会议有条不紊地进行。会间调度包括引导与会人员入座、投票;指挥车辆停靠位置;宣布大会纪律或注意事项;组织服务人员保障饮水供应;调控音响、灯光设备;检查会场安全保卫情况等。

  三、会议记录

  会议召开期间,秘书人员要做好会议记录,会议记录的作用是:贯彻会议精神的依据;形成正式文件的基础;查证有关问题的凭证;研究历史的原始资料。会议记录可分为文字记录和电子记录两种方式,文字记录又可分为详细记录和摘要记录两种;电子记录又分为录音和录像两种。

  四、会议简报

  会议简报是反映会议进程、动态,向与会者和领导者通报会议情况的文书。会议简报的作用是:便于领导者及时了解会议全貌和进程;便于与会者之间交流经验和沟通信息。

  五、会议选举

  如果会议有选举的议题,秘书人员要做好选举的组织工作。选举的一般程序是:宣布参加选举的人数和选举的内容;通过选举办法;通过监票人、总监票人名单;检查票箱;分发选票;填写选票;宣布投票顺序和进行投票;开箱清点选票,报告收回选票数,宣布是否有效;进行计票;宣布选举结果。

  六、会议总结

  会议总结也叫会议闭幕式,是会议结束时召开的大会。会议总结的内容包括:代拟领导讲话稿;由领导者作总结讲话;表彰先进;合影留念等。

  七、后勤保障

  后勤保障是指秘书人员为与会人员提供的生活服务。后勤保障的内容包括:安排好与会人员的住宿、伙食、医疗、交通和业余文化生活、参观访问等事宜,为与会者提供优良的生活服务。

  第四节会议的结束

  一、会议纪要

  会议纪要是记载和传达会议主要精神的文书。会议纪要的作用是:对上可以汇报情况;对下可以指导工作;对平级可以互通信息。

  二、清理会议文件

  会议过程中形成的大量文件,在会议结束时要认真清理。清理的办法是“收、存、带、销”。

  三、组织代表离会

  对外地会议代表,要分发返程车、船和飞机票,会议结束后要安排车辆和人员送行,保证他们顺利离会。

  四、搞好宣传报道

  大、中型会议结束后,一般要编印会议宣传提纲,组织新闻报道,以配合会议精神的传达贯彻。

  五、会议工作总结

  会议结束后,秘书机构要对会议工作及时进行总结讲评,激励先进,改进缺点,积累经验。

  六、会后催办工作

  会后催办,是指秘书人员对有关单位和部门落实会议事项情况的督促和检查。会后催办对做好会议精神的传达贯彻,落实会议的各项决定具有重要意义。催办的方式有发文催办、电话催办和会议催办等。

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