第十六章秘书礼仪
第一节秘书礼仪概述
一、礼仪与秘书礼仪
所谓礼仪，是指在社会交往中形成的、以建立和协调人际关系为目的、为人们所认同和遵守的行为规范或准则。秘书礼仪是秘书人员在履行公务、进行社会交往的过程中应遵守的礼仪规范或准则，它是秘书修养的一项重要内容。
二、礼仪的特性
为了深刻理解礼仪的实质和规范，秘书人员要掌握礼仪的特性：社会历史性;交往规范性;继承发展性;复杂多样性。
三、秘书礼仪的功能
秘书机构是一个组织的“门面”和“窗口”。随着社会交往的广泛与频繁，秘书礼仪在秘书活动中的作用日益增强。具体地说，秘书礼仪的功能有：(1)规范社交行为;(2)塑造良好形象;(3)协调人际关系;(4)促进工作绩效。
四、秘书礼仪的基本原则
秘书人员在实施礼仪时，应遵循以下基本原则：平等的原则;真诚的原则;尊重的原则;灵活的原则。
第二节秘书的仪表
一、秘书仪表的意义
仪表是指人的外表，包括仪容、服饰、个人卫生等方面，它是一个人精神面貌的外观化。秘书的仪表是一种无声的语言，它反映了一名秘书的修养、性格等内在特征，会在交往的初始阶段给人美好的印象。
二、秘书的服饰
服饰是人的着装和饰物。着装包括服装和鞋袜的选择与穿着;饰物一般指能够起到装饰点缀作用的物件，包括服饰配件和首饰配戴。基本要求是：整洁大方;整体和谐;展示个性。
三、秘书的美容
秘书的美容是指秘书修饰自己的仪容，以示尊重他人的礼貌行为。它可以增添工作魅力，还能体现出良好的气质和精神面貌。美容的内容主要是脸部的工作妆和发与手的保洁、修饰。
第三节秘书的谈吐
一、秘书谈吐的原则
谈吐是人们在一定语境中运用口头语言的交际活动，它应符合语言交际的礼仪规范，给人以美的感受。秘书谈吐就是秘书通过尊重、友善、得体的信息传递，使交往双方取得理解、协调和适应，以有效实现秘书活动的目标。秘书谈吐要遵循以下原则：晓之以礼，动之以情;适合语境，运用得体;机动灵活，注重实效。
二、秘书的礼貌用语
秘书的礼貌语内容丰富，用途广泛。根据表达的语意不同，可分为问候语、称谓语、请托语、致谢语、道歉语、祝贺语和告别语等。
三、秘书的交谈语
交谈语是秘书社交中的主要言语形式，是传递信息、沟通情感、取得良好交际效果的关键环节。交谈过程由倾听、发问、言谈等构成。秘书在与人交谈时应注意以下礼仪：注意倾听;亲切自然;语调平和;互相交流;谈话禁忌。
第四节秘书的体态
一、秘书体态的意义
体态是人在交往中各种身体姿势的总称。秘书的体态是秘书交往活动中的一种非语言形式，具有表露、替代和辅佐功能。
二、秘书的体姿
秘书在交往场合常用的体姿语是站姿、坐姿和走姿。秘书要熟练掌握和运用体姿规范，做到站有站相、坐有坐相、走有走相，以强化交际效果。
三、秘书的手势
手势是一种动态的无声体态语言，它包括握手、招手、摇手和其他手指动作等。
四、秘书的目光
目光语是指通过视线接触来传递信息。秘书交际中要注意视线接触的时间、方向和范围。
五、避免不雅的仪态
秘书在公共场合，应避免以下几种不雅的动作和仪态：不要当众搔痒;防止发自体内的各种声响;交谈中应避免的不雅动作。
第五节秘书常用礼节
一、介绍
人与人相互沟通，建立关系，是从介绍开始的。介绍一般有介绍他人和自我介绍两种。介绍他人时，首先应把男士介绍给女士，把年轻者介绍给年长者，把身份地位低者介绍给身份地位高者。介绍的语言要准确简练，恰到好处。自我介绍时应先问候对方，再向对方介绍自己的姓名、身份和工作单位等。
二、交换名片
名片是个人交际或送给友人作纪念的一种介绍性媒介物。秘书在工作和交际中，应当懂得名片交换的礼节，它包括名片递送和名片接收两个环节。
三、握手
握手是人际交往中最通行的礼节。握手的样式千差万别，给人的感受极不相同。社交场合握手，一般应由主人、年长者、身份地位高者、女士先伸手。握手时用力应适度，时间长短因人而异，握手时应当保持手的干净。
四、致意
致意是一种常用的礼节，一般有举手致意、点头致意、欠身致意和脱帽致意等方式。
五、鞠躬
鞠躬是弯腰行礼，表示对他人敬重的一种礼节，一般小礼鞠躬即可，大礼则要行三鞠躬。
六、送礼
送礼是一种表示感谢、祝贺、慰问、纪念的一种物质表现形式。秘书因工作或社交需要给人送礼时，应考虑到礼品的思想性、艺术性、趣味性、实用性、纪念性和针对性。
第六节秘书活动礼仪
一、迎来与送往
接待本地来访客人是秘书的日常工作，它包括欢迎来宾、引导方式和送别客人等主要环节。每个环节，秘书都应讲究礼仪。
二、典礼与仪式
典礼，是为隆重庆祝某项重要事件而举行的各种礼节仪式;仪式，是为组织某项重要活动而规范的礼节和程序。典礼与仪式具有形式正规、气氛热烈等特点。典礼与仪式有开工、竣工;开业、开幕;签字;发奖、授勋;阅兵式、分列式等多种类型。秘书组织典礼与仪式时，应做好一系列工作。
三、宴请与赴宴
宴请是社交中的一项重要活动。秘书组织安排宴会或陪同领导者赴宴都应注重礼节规范，如座次排列与落座，席间交谈与进餐，餐具摆放与使用，起身告辞与送客，等等，给人以彬彬有礼的印象。
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