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自考大专(01510)秘书实务第二章

  第二章秘书的一天

 

  第一节上班之前

  一、回顾昨日工作在秘书的各项业务工作中,有些可以当日事当日了,有些要在数日内方可了结。不论是否了结,秘书在当日上班之前,一般都要对昨日的工作予以回顾或反省:哪些事务已经处理完毕,自己满意与否,领导者满意与否,有何体验与缺憾;哪些事务尚需继续处理,从哪里人手,于何时结束,怎样做才会获取最佳效果;等等。

  二、构思当日工作

  新的一天开始,秘书在回顾昨日工作的同时,也要构思和预测当日的工作:哪些事项先办,哪些事项后办;遇到偶发事件怎么办,遇到领导临时交办事项怎么办;同时遇到多项必办之事又该怎么办;等等。

  三、修饰个人仪表

  秘书的个人形象,直接关系到组织形象和领导者的形象。为了给人以美好的印象,无论男性秘书还是女性秘书,均应在上班之前,对自己的仪表略加修饰:头发是否梳理,面部是否修整,指甲是否剪过;着装是否得体,领带(结)是否清洁,鞋子是否干净;化妆是否适中,首饰是否必要;等等。

  四、先于他人上班

  不少领导者,特别是事业型领导者,习惯于提前上班。即使不提前上班,也习惯于在上班之前向秘书发号施令。因此,一位追求效率的秘书,应先于他人上班:一则可以随时听候领导者的调遣;二则可以提前处理急办事项;三则可以接待急于办事的外地客人。

  第二节上班之后

  一、整理办公场所

  办公部门或秘书机构,是机关的门面和窗口。它是否整洁、美观和舒适,也折射出组织和领导者的形象问题。因此,秘书上班后的第一件要事,就是用最快的速度整理办公场所:打扫卫生,做到窗明几净;调试照明、空调,做到环境舒适;摆放桌椅,做到整齐有序;等等。

  二、报告当日安排

  秘书上班后的第二件要事,就是向领导者汇报当日工作安排:何时出席某一会议;何时会见某位要员;何时参加某一谈判;何时签发某份文件;何时宴请某位客人;等等。上述安排如果与领导者事先计划处理的事项发生矛盾,秘书应当场予以修改,直至领导者认可为止。

  三、请求工作指示

  秘书在报告当日工作安排的同时,应适时就超越自己职责范围的重要事项,请求领导者给予指示:某项活动如何协调;某个会议如何组织;某项请示如何答复;某份文件如何起草;某一上访事件如何处理;等等。

  四、处理日常事务

  秘书工作的事务性,决定了秘书每天要处理大量具体的、繁琐的和重复性的日常工作。为了卓有成效地工作,秘书应将当日的工作按轻重缓急分成三类:急办、必办和缓办。优先处理急办事项,抓紧处理必办事项,抽空处理缓办事项,做到有主有次,有条不紊。

  第三节下班之前

  一、突击未了事宜

  忙碌了一天的秘书,即使在下班之前,也难以轻松下来,往往仍有不少事务、特别是紧急事务尚待处理。此时的秘书,仍要本着急事先办的原则,集中力量,加快速度,在最短的时间内完成某项工作。如第二天上午开会的会议通知,第二天上午会商或会签文件的撰制,第二天上午会见客人的具体安排,第二天上午领导人出差的准备工作,等等。

  二、浏览当日文件

  秘书机构是各种信息的集散地,每天都要收到许多文件。为了及时处理各方来文,秘书应于下班前集中精力阅读当日文件。然后按照行文目的,将文件分为办件和阅件,并分送有关领导人或部门处理。

  三、清理文件资料

  由于事务缠身,秘书难以边处理日常工作,边清理文件资料。但在下班之前,秘书务必抽出时间,对当日接收的文件资料加以分类、编号、排序、归档和存放。对于保密范围内的文件资料,秘书于下班前一定要存放在专用的卷柜之中,以防失泄密。

  四、记录当日大事

  在秘书的日常工作中,每天总会参与或处理重要的活动与事件。为了如实反映和记载机关工作的全貌,并便于日后备查,秘书应于下班前记录当日的大事。这种一日一记、一事一记的大事记,也是秘书文字工作的一部分。

  第四节下班之后

  一、继续处理紧急事务

  下班之后,本应是秘书的休闲时间。可是,仍有一些紧急而重要的事务,要求秘书必须继续处理。如赶制急用的会议文件,撰拟急用的汇报材料,收集急用的社会信息,处理突发性的事件,以及处理领导人临时交办的紧急事项,等等。

  二、随从领导人应酬

  由于公务的需要,领导者在下班之后常常有社交活动。这些活动,有的是经领导人同意并由秘书安排的,有的是领导人自行安排的,也有的是由领导人的不速之客决定的。如出席宴会,会见外宾,拜访客人,参加文艺晚会,等等。不论何种情况,如果领导人需要,秘书原则上应随从之,并做好必要的准备工作。

  三、陪同领导者加班

  不论是领导者个人,还是领导集体,为了处理紧急而重要的公务,加班加点时有发生。如召开重要办公会议,开展重大社会活动,学习上级重要文件,处理重大突发事件,等等。遇到此种情况,秘书特别是领导者的个人秘书,应当同领导者一起加班加点,哪怕是日以继夜、通宵达旦地工作。

  四、双休日与节假日

  正常情况下,秘书的双休日与节假日应由自己支配。可是,在秘书界有“秘书无休息日”之说。就是说,只要领导工作需要,或者仍有急办之事尚未出手,即使是双休日或节假日,秘书也必须继续工作,直至完成任务为止。如起草重要文件,筹备重要会议,接待重要来宾,调查重大问题,参与重要活动,等等。

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